Novo sistema digital promete reduzir burocracia, otimizar recursos e aumentar transparência, mas exige preparação
A reforma tributária brasileira, em fase de implementação, traz consigo uma das maiores inovações já vistas no campo da apuração de tributos sobre o consumo: a apuração assistida do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).
O novo modelo, que será operacionalizado por meio de um sistema digital hospedado na chamada “nuvem soberana” do governo, promete transformar a relação entre contribuintes e o fisco, reduzindo burocracia, otimizando recursos e aumentando a transparência. Mas, como toda grande mudança, exige preparação, atenção e adaptação por parte das empresas.
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O que é a apuração assistida?
A apuração assistida é um mecanismo central da reforma tributária que visa modernizar o cumprimento das obrigações fiscais. Por meio de um sistema digital integrado, todas as operações fiscais e financeiras das empresas serão registradas e processadas em tempo real.
O objetivo é minimizar erros, facilitar o acompanhamento das operações e permitir que tanto contribuintes quanto autoridades fiscais tenham acesso imediato e transparente às informações relevantes.
O sistema será acessível pelo portal Gov.br e permitirá que empresas, consumidores finais, Receita Federal, estados, municípios e o Comitê Gestor visualizem as operações em que estejam envolvidos, seja como fornecedores, adquirentes ou fiscalizadores.
Cronograma de implementação
O período de homologação (fase de testes) do novo sistema começou na última terça-feira (1º). Já a entrada em produção, com exigência efetiva do cumprimento das novas obrigações, está prevista para 1º de janeiro de 2026.
Por isso, é fundamental que as empresas utilizem o segundo semestre de 2025 para testar, parametrizar e integrar seus sistemas internos ao novo ambiente digital do governo, evitando surpresas e inconsistências quando o sistema estiver em vigor.
Um ponto de atenção para 2026 é a necessidade de parametrização dos sistemas para destacar corretamente o percentual de 1% (0,1% IBS e 0,9% CBS) nas notas fiscais, sem que haja duplicidade de informações ou recolhimentos indevidos.
Registro da Operação de Consumo (ROC)
No centro da apuração assistida está o Registro da Operação de Consumo (ROC). Todas as operações de fornecimento de bens e serviços deverão ser declaradas nesse registro, que integra informações fiscais e financeiras em um ecossistema digital. O ROC é responsável por:
- Gerar o documento fiscal da operação;
- Indicar automaticamente os valores de débito e crédito, conforme o papel de cada parte na transação;
- Emitir a guia de pagamento correspondente; e
- Controlar a liberação dos créditos tributários, que só estarão disponíveis após o efetivo pagamento do tributo pelo responsável.
Além disso, o sistema exigirá o registro de códigos de eventos específicos, como destinação para consumo próprio ou imobilização de itens, conforme regulamentação técnica já publicada.
Impactos práticos
A principal mudança é a necessidade de integração total dos sistemas internos das empresas (ERP, faturamento, controle de estoque etc.) com o novo sistema do governo. As informações serão prestadas por operação, e cada transação gerará um documento de arrecadação próprio, com vencimento e cálculo automático de multas e juros em caso de atraso.
A automatização promete reduzir o tempo gasto com obrigações acessórias — hoje estimado em cerca de 1.400 horas anuais por empresa — e aumentar a segurança jurídica, ao minimizar erros de preenchimento e interpretações divergentes.
No entanto, a responsabilidade pela veracidade e integridade das informações permanece integralmente com o contribuinte. O sistema apenas processa os dados fornecidos; eventuais inconsistências, omissões ou erros continuarão sujeitos à análise e homologação pelas autoridades fiscais.
Fiscalização e riscos
A integração das informações fiscais e financeiras em tempo real facilitará o trabalho das autoridades fiscais, que terão acesso imediato a uma base de dados ampla e detalhada. Isso pode antecipar questionamentos, fiscalizações e autuações, especialmente nos primeiros anos de adaptação ao novo modelo.
A transparência e rastreabilidade das operações são benefícios claros, mas exigem das empresas um controle rigoroso sobre a qualidade das informações transmitidas. A possibilidade de retificação de documentos fiscais, ajustes após o pagamento do tributo, cancelamentos e devoluções ainda carece de regulamentação detalhada, o que demanda atenção redobrada durante o período de transição.
Pontos críticos para antecipar
- Parametrização dos sistemas: antecipe a integração dos sistemas internos com o ambiente digital do governo. Testes e ajustes devem ser feitos já em 2025;
- Qualidade das informações: invista em processos de conferência e validação dos dados antes do envio ao sistema, evitando inconsistências que possam gerar autuações;
- Gestão do fluxo de caixa: prepare-se para o impacto no fluxo de caixa, já que a apuração e o pagamento dos tributos serão feitos por operação, com documentos de arrecadação individualizados;
- Monitoramento das regras e eventos: mantenha-se atualizado sobre as normas técnicas e exigências de registro de eventos específicos, que podem impactar diretamente a apuração dos créditos e débitos;
- Acompanhamento da regulamentação: fique atento às regulamentações complementares sobre retificações, cancelamentos e devoluções, temas que ainda geram dúvidas e podem impactar o dia a dia das empresas.
Oportunidade e desafio
A apuração assistida do IBS e da CBS representa um avanço significativo na modernização do sistema tributário brasileiro, com potencial para simplificar processos, aumentar a transparência e reduzir custos operacionais. No entanto, o sucesso dessa transição depende da capacidade das empresas de se adaptarem rapidamente, investindo em tecnologia, treinamento e controle de qualidade das informações.
O período de transição será desafiador, especialmente com a coexistência dos regimes. Assim, a clareza quanto às regras no novo sistema tributário e o envolvimento das diversas áreas da empresa para antecipação das necessidades e desafios da empresa para a implementação da reforma tributária serão determinantes para um processo mais tranquilo.
A nova era da apuração fiscal está chegando. E, como toda revolução, exige não apenas tecnologia, mas também atenção, estratégia e responsabilidade.
Fonte:JOTA