Novas regras para Nota Fiscal Eletrônica começam em julho

A fase de testes, que ocorrerá em ambiente de homologação, será essencial para que empresas de todos os portes — desde supermercados até postos de combustível, farmácias e e-commerces — possam ajustar seus sistemas emissores de nota fiscal, treinar suas equipes e se adequar às novas validações automáticas previstas pela Receita Federal.

O que muda com a nova Nota Fiscal

A mudança no layout da nota fiscal é o primeiro grande passo para a implantação do novo sistema tributário. A Nota Técnica 2025.002, publicada pela Receita Federal em abril, define os campos obrigatórios que passarão a constar na NF-e e NFC-e a partir da reforma:

• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): substitui ICMS e ISS
• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): substitui PIS e COFINS
• IS (Imposto Seletivo): novo tributo sobre produtos nocivos à saúde ou ao meio ambiente

Além da inclusão desses tributos, os novos layouts trazem validações automáticas, finalidades específicas de nota (crédito e débito) e campos padronizados para identificação da base legal de benefícios fiscais.

Cronograma oficial de implementação

A Receita Federal e as Secretarias de Fazenda Estaduais e Municipais estabeleceram um cronograma progressivo para adoção das mudanças:

Julho de 2025:

• Início da fase de homologação (testes)
• Empresas poderão testar a emissão da nova NF-e e NFC-e sem impacto nos documentos reais
• Possibilidade de detectar e corrigir falhas no sistema

Outubro de 2025:

• Liberação em ambiente de produção
• Empresas já podem emitir notas com os novos campos, em operações reais
• Uso ainda não obrigatório

Janeiro de 2026:

• Início da obrigatoriedade
• Notas fora do novo padrão serão rejeitadas pelo sistema

Como será a validação automática das notas fiscais

Um dos pontos mais sensíveis da adaptação ao novo layout é a implementação de validações automáticas. A partir de janeiro de 2026, os sistemas das Secretarias de Fazenda farão a checagem em tempo real das informações declaradas na nota.

Exemplo prático:

Se o valor informado para o IBS total não corresponder à soma correta das parcelas estadual e municipal, a nota fiscal será rejeitada automaticamente com o código de erro 1085. Isso exige atenção redobrada no preenchimento dos dados tributários e correta configuração dos sistemas de gestão fiscal.

Segundo Cristopher Padilla, analista técnico da Econet Editora, “os sistemas agora assumem uma função que antes era exercida após a emissão, por auditores. Isso muda completamente a rotina das empresas”.

Impacto prático: o caso do varejo

Considere um supermercado: ao passar produtos no caixa, a NFC-e precisa ser emitida. Com a nova regra, o sistema deve preencher os campos correspondentes ao IBS, CBS e, quando necessário, ao IS. Esses dados exigem cálculos automatizados, baseados na alíquota nacional unificada e nos percentuais estaduais e municipais correspondentes.

Se o sistema não estiver preparado para isso até julho, erros nos testes podem gerar dificuldades operacionais, insegurança jurídica e até impossibilidade de emitir notas a partir de janeiro de 2026.

Setores afetados:

• Varejo físico e digital
• Farmácias e drogarias
• Postos de combustíveis
• Setores industriais
• Serviços que emitem NF-e com ISS

Finalidades “crédito” e “débito” nas notas fiscais

Com a reforma, será possível emitir notas fiscais com finalidade específica para ajuste de tributos:

• Nota de crédito: para anular ou estornar tributos pagos indevidamente
• Nota de débito: para complementar valores de IBS e CBS

Essa funcionalidade trará mais agilidade e menos burocracia para corrigir erros de lançamento, sem necessidade de processos administrativos demorados. A proposta visa facilitar a autocomposição tributária dentro das regras nacionais.

Padronização da base legal de incentivos fiscais

Atualmente, a indicação de isenções e tratamentos tributários diferenciados varia de estado para estado, com códigos próprios e, muitas vezes, confusos. A Nota Técnica 2025.002 cria um campo padronizado para que o contribuinte informe a base legal com um código nacional.

Esse campo será obrigatório para operações com:

• Isenção
• Imunidade
• Redução de base de cálculo
• Alíquota zero
• Suspensão de tributo

Padilla afirma que a mudança “traz segurança jurídica e melhora o controle fiscal, pois o sistema já verificará automaticamente a coerência entre o benefício informado e a norma legal correspondente”.

Alíquotas mínimas e transição gradual

Embora o modelo final de tributação com alíquotas plenas de IBS e CBS só entre em vigor entre 2027 e 2033, a partir de 1º de janeiro de 2026 será exigido que as notas fiscais informem alíquotas mínimas:

• IBS estadual mínimo de 0,1%
• CBS mínima, conforme regulamentação específica

Isso significa que, mesmo em um momento de transição, as empresas precisam estar prontas para informar e calcular os novos tributos com acurácia.

O que as empresas devem fazer agora?

Etapas recomendadas:

1. Adequar sistemas

Verifique se seu software de emissão de notas fiscais já está sendo atualizado para suportar o novo layout. Consulte o fornecedor do ERP.

2. Treinar equipes

Profissionais das áreas fiscal, contábil e de TI devem ser treinados sobre os novos campos, prazos e regras de validação.

3. Simular operações

Aproveite o ambiente de homologação (a partir de julho) para simular situações reais de venda, prestação de serviço e emissão de notas com benefícios fiscais.

4. Formalizar protocolos internos

Crie fluxos de conferência e validação antes da emissão definitiva de documentos fiscais, especialmente em operações mais complexas.

5. Acompanhar atualizações técnicas

Siga as Notas Técnicas publicadas pela Receita Federal e Secretarias de Fazenda, principalmente os documentos 2025.002 e 2024.001, que padronizam os novos elementos da NF-e.

Fonte: Seu Crédito Digital